L’intelligenza artificiale può supportare il lavoro delle PMI quando viene applicata a un’attività precisa, con informazioni adeguate e persone responsabili del controllo. Per scegliere dove usarla occorre descrivere il processo, misurare tempi e criticità, sperimentare su un perimetro circoscritto e verificare il risultato complessivo.

Se ogni giorno ricopi dati, ricostruisci lo stato delle richieste o cerchi documenti in cartelle diverse, il primo passo è capire come si svolge il lavoro. Da quella lettura può emergere una procedura più chiara, un’automazione, un gestionale o un’applicazione di AI.

CrescitaImpresa collega gli strumenti alla direzione aziendale: quale attività vuoi migliorare, quale beneficio cerchi e quali condizioni devono essere rispettate?

Cosa dice il contesto italiano?

Secondo ISTAT, nel 2025 il 16,4% delle imprese con almeno 10 addetti utilizza almeno una tecnologia di intelligenza artificiale, rispetto all’8,2% del 2024. La rilevazione non descrive automaticamente le microattività sotto quella soglia.

L’aumento segnala un interesse concreto, ma non permette di concludere che la stessa soluzione sia adatta a tutte le aziende. La scelta richiede di conoscere il processo, le informazioni e le persone che dovranno utilizzarla.

AI, automazione e gestionale: quale problema stai affrontando?

Un’automazione esegue passaggi definiti da regole: per esempio assegnare un’attività quando cambia lo stato di una richiesta. Un gestionale o un CRM organizza informazioni e lavoro. Un sistema di AI può elaborare contenuti, classificare testi o proporre sintesi, con risultati che devono essere valutati rispetto al compito.

Le soluzioni possono collaborare. È però utile distinguere cosa richieda una regola stabile e cosa richieda interpretazione. Trasferire dati tra due archivi, da solo, non implica necessariamente l’uso di un modello generativo.

Questa distinzione evita di introdurre complessità senza una funzione. Il criterio è scegliere uno strumento che renda il lavoro più gestibile e che possa essere controllato da chi ne risponde.

Da quale attività conviene cominciare?

Un buon punto di partenza ha un volume riconoscibile, passaggi ripetuti e un risultato verificabile. Deve essere possibile confrontare il lavoro prima e dopo l’intervento.

Possiamo esaminare, per esempio:

• Raccolta e organizzazione iniziale delle richieste dei clienti.
• Preparazione di bozze da materiali già verificati.
• Classificazione di documenti secondo categorie definite.
• Ricerca interna in un insieme di informazioni controllate.
• Riepilogo dello stato delle attività e preparazione di promemoria.

La pertinenza dipende dal contesto. Le attività con conseguenze rilevanti su persone, contratti o risorse richiedono una valutazione specifica di controlli, responsabilità e condizioni d’uso.

Come si costruisce una prima sperimentazione?

Descrivere il lavoro attuale

Ricostruiamo come entra l’informazione, chi la utilizza, quali passaggi avvengono e dove si producono errori o attese. Il processo reale può essere diverso da quello descritto nelle procedure.

Definire il risultato da ottenere

Stabiliamo un obiettivo osservabile: ridurre il tempo di preparazione, rendere più facile trovare documenti o diminuire le richieste che restano senza assegnazione. Il risultato deve comprendere la qualità, oltre alla velocità.

Preparare un insieme di casi di prova

Selezioniamo esempi rappresentativi e concordiamo come valutarli. Un test che utilizza soltanto situazioni semplici dice poco sul lavoro quotidiano. Servono anche casi incompleti, ambigui o fuori dallo standard.

Assegnare controllo e gestione delle eccezioni

Definiamo chi approva gli output, cosa accade quando mancano informazioni e quali passaggi devono restare in mano a una persona. Il team deve sapere quando utilizzare il supporto e quando interromperlo.

Confrontare costi, tempo e qualità

Consideriamo configurazione, abbonamenti, integrazioni, controllo e manutenzione. Il beneficio deve rimanere leggibile anche dopo aver incluso queste attività.

Un esempio di calcolo del tempo recuperabile

Immaginiamo un’attività che gestisca 80 richieste alla settimana. La preparazione iniziale richiede in media 6 minuti per richiesta: 480 minuti, cioè 8 ore.

Un processo sperimentale riduce la preparazione a 2,5 minuti per richiesta: 200 minuti. Aggiungendo 40 minuti settimanali di controllo e gestione delle eccezioni, il totale diventa 240 minuti, cioè 4 ore. Il tempo potenzialmente liberato è di 4 ore alla settimana, pari al 50% del tempo iniziale.

È un esempio ipotetico, da verificare su dati reali e includendo tutte le attività rilevanti. Le ore liberate non coincidono automaticamente con una riduzione dei costi: possono diventare capacità per seguire clienti, migliorare il servizio o gestire più lavoro.

Se il controllo richiede più tempo o gli errori aumentano, il risultato cambia. La sperimentazione serve proprio a rendere visibili queste condizioni prima di ampliare l’uso.

La qualità delle informazioni viene prima della risposta

Materiali incompleti, versioni discordanti o istruzioni ambigue possono compromettere l’utilità del sistema. È necessario stabilire quali fonti siano affidabili, chi le aggiorni e come riconoscere il documento valido.

Un modello può produrre una risposta plausibile anche quando mancano elementi. Per questo, nei compiti che richiedono accuratezza, il processo deve prevedere riscontro sulle fonti e una gestione esplicita dell’incertezza.

Prima di condividere informazioni aziendali occorre inoltre valutare accessi, riservatezza e condizioni dello strumento rispetto ai dati utilizzati. Le esigenze vanno affrontate nel progetto, coinvolgendo le competenze necessarie per il contesto specifico.

Le persone devono poter governare il nuovo modo di lavorare

Una soluzione è utilizzabile quando il team comprende scopo, limiti e controlli. L’affiancamento può includere istruzioni, esempi, momenti di prova e un riferimento per i problemi.

È utile lasciare una procedura breve: quando avviare il passaggio, quali informazioni inserire, come verificare il risultato e come segnalare un errore. Anche la manutenzione richiede un responsabile, perché cambiano strumenti, materiali e bisogni.

Il progetto può collegarsi all’analisi aziendale quando occorre individuare le priorità, oppure al lavoro sui contenuti quando l’obiettivo è sostenere il piano editoriale. In entrambi i casi il giudizio professionale rimane parte del percorso.

Cosa può comprendere il nostro intervento?

Il perimetro può includere analisi del processo, selezione dell’attività pilota, definizione dei requisiti, valutazione delle alternative, impostazione della sperimentazione e verifica degli indicatori. Eventuali sviluppi, integrazioni e attività continuative vengono definiti nell’incarico.

L’obiettivo è permettere all’impresa di capire cosa stia adottando e perché. Una prova che dimostra l’assenza di un beneficio è comunque utile: evita di estendere una soluzione inadatta.

Domande frequenti sull’AI nelle PMI

Serve una grande azienda per cominciare?

La dimensione conta meno della presenza di un’attività adatta e di persone che possano seguirla. Il progetto deve essere proporzionato a volume, risorse e capacità di gestione.

L’AI può sostituire il controllo dei contenuti?

Le verifiche dipendono dal compito e dalle conseguenze dell’errore. Dati, affermazioni tecniche e materiali destinati all’esterno richiedono responsabilità e riscontri adeguati.

Devo cambiare tutto il sistema informatico?

Si può valutare una sperimentazione circoscritta, considerando gli strumenti già presenti. Le integrazioni vanno decise in funzione dell’utilità e dei vincoli tecnici.

Come capisco se conviene economicamente?

Confrontando beneficio atteso e costi complessivi, compresi controllo e manutenzione. Le ipotesi devono essere misurate durante il test e riviste quando cambiano volume o modalità di lavoro.

Potete aiutare anche chi non sa ancora quale strumento scegliere?

Il percorso può partire proprio dall’analisi dell’attività. Prima definiamo il problema e le condizioni di utilizzo, poi valutiamo le alternative.

Parti dal passaggio che ti fa perdere più tempo

Scegli un’attività ricorrente e prova a descriverla in poche righe: chi la svolge, quali informazioni usa e dove incontra difficoltà. Portiamola al primo confronto e valutiamo quale miglioramento abbia senso sperimentare.